We zijn er dol op: to-do lijstjes maken. Ik ken tenminste veel, heel veel mensen, die verzot zijn op het maken van lijstjes. Zelf maak ik ze ook bijna dagelijks. Als ik niet opschrijf wat ik op een dag allemaal moet doen, komt er ofwel niets uit mijn handen, of ik ben als een kip zonder kop met vijf dingen tegelijk bezig. Het maken van lijstjes is dus handig, maar het maken van een goede to do-lijst is nog best een kunst. Waar gaat het (meestal) mis en hoe zorg je ervoor dat je een lijst maakt die letterlijk ’te doen’ is?
To do-lijstjes – waar het mis gaat
De meest voorkomende fout bij het maken van een to do-lijst heeft te maken met het inschatten van aan de ene kant de tijd die je nodig hebt om een taak uit te voeren. En aan de andere kant je eigen productiviteit. Die eerste wordt vaak onderschat en de tweede overschat. Verder houdt bijna niemand er rekening mee dat er onverwachte gebeurtenissen of taken tussen kunnen komen. Allemaal best logisch als je het zo leest, maar ik weet als geen ander dat je deze ‘fouten’ onbewust toch keer op keer maakt. En dan eindig je met een to do-list die aan het eind van de dag misschien voor de helft is afgewerkt. Als je geluk hebt. En dat voelt niet heel lekker. Toch?
Hoe ik zelf to do-lijsten maak(te)
Zoals vermeld ben ik gek op het maken van lijstjes en kan ik niet zonder. Tot voor kort maakte ik ze altijd vrij random in mijn bullet journal. Nu is zo’n journal natuurlijk al een vrij gestructureerd iets. Ik ken ook mensen die lijstjes pennen op losse briefjes die dan her en der door het huis verspreid liggen. Dat dat (voor de meeste mensen) niet efficiënt werkt lijkt me logisch. Toch was ook mijn methode niet al te best. Ik maakte vaak lange lijsten van wel tien tot twintig taken. Eigenlijk zonder erbij stil te staan hoeveel tijd die taken (ongeveer) zouden kosten en hoeveel tijd ik die dag eigenlijk had om ze uit te voeren. Het resultaat? Vaak nog niet eens de helft van de taken was afgevinkt en de rest ‘hevelde ik dan over’ naar de volgende dag. Met als gevolg die dag een nog langere takenlijst.
Sinds ik de Purpuz Planner gebruik en wat over productiviteit ben gaan lezen, begint er eindelijk wat meer structuur te komen in mijn to do-lijstjes. Ik maak een onderverdeling in ‘privé’, ‘werk’ en ‘huishouden’. En ik probeer de dingen die het belangrijkst zijn bovenaan te zetten, gevolgd door de taken die wat minder belangrijk zijn. Zodat ik ze ook op die volgorde afhandel. Let wel: ik gebruik de ‘week to do’s’ onderaan meer voor mijn ‘doelen per week’ en gebruik juist het agenda-gedeelte van de planner voor het maken van mijn to do-lijsten. Ik gebruik hem dan ook verder niet als agenda, want die heb ik digitaal. Ik ben pas twee weken in deze planner bezig, dus mijn leerproces is nog gaande. Maar ik merk nu al dat ik niet alleen productiever, maar ook meer tevreden ben dan voorheen.
Nog niet zoveel ervaring met het maken van to do-lijsten? Hieronder vind je een handig stappenplan. Zowel handig voor mensen voor wie dit alles relatief nieuw is, als mensen die juist merken dat hun huidige manier van lijstjes maken niet werkt. Overigens is dit niet hoe het MOET, maar je zou eens kunnen proberen of het voor jou werkt. Want daar gaat het uiteindelijk om natuurlijk. Ik sluit deze blog af met een drietal handige tips!
How to: To do-lijst maken
- Zet achter elke taak op de lijst een prioriteit (1, 2 of 3)
Waarbij 1 staat voor hoge prioriteit (iets dat echt vandaag zo snel mogelijk moet gebeuren), 2 staat voor gemiddelde prioriteit (fijn als het lukt, maar geen hoogste prio) en 3 staat voor lage prioriteit. Let er hierbij op dat je niet meer dan 10% van de taken de hoogste prioriteit geeft.
- Zet je to do’s in de juiste volgorde
Pak een ander vel, of een speciaal to do-boekje/-blokje, je agenda, een bullet journal, planner of wat je ook maar gebruikt om de definitieve to do lijst op te schrijven. Zet de taken met de hoogste prioriteit bovenaan, gevolgd door taken met prioriteit 2 en 3.
- Voer taken die met elkaar te maken hebben geclusterd uit
Voeg taken die met elkaar te maken hebben zoveel mogelijk samen. Moet je bijvoorbeeld meerdere telefoontjes plegen, dan is het handig om die achter elkaar af te handelen. Je hoeft dan immers maar één keer de spullen te verzamelen die je nodig hebt voor het uitvoeren van die specifieke taak. En daarmee bespaar je tijd.
Tips voor een goede to do-lijst:
Tip 1: Maak je to do-lijst niet onrealistisch lang
Niemand zal ervan wakker liggen als jij je to do-lijst niet hebt kunnen afronden. Jijzelf doet dat (hopelijk) ook niet. Toch is het voor je eigen mindset en motivatie beter om te werken met een to do-lijst die je ook daadwerkelijk kunt afwerken binnen de tijd die je ervoor hebt. Door hier bewust naartoe te werken zul je merken dat je je eigen productiviteit steeds beter leert inschatten en dat je lijstjes vanzelf realistischer worden.
Tip 2: Taken die minder dan 5 minuten kosten komen niet op de lijst
Als je met het opschrijven, prioriteren en actief maken van een taak al meer tijd kwijt bent dan de taak zelf kost, dan ben je niet goed bezig. Houd je daarom aan de stelregel dat alle taken die je minder dan 5 minuten van je tijd kosten, niet op je to do-lijst komen. Die voor je gewoon NU uit. Dus het vervangen van die lamp en het buitenzetten van het oud papier doe je gewoon meteen zodra je eraan denkt. Bam!
Tip 3: Formuleer je taken actief.
En daarmee bedoel ik dat je ze in de gebiedende wijs zet. Dus bijvoorbeeld: ‘bel school voor afspraak 10-minutengesprek’, ‘ruim zolder op’, of ‘mail boekhouder over BTW-aangifte’. Vaak hebben taken op lijstjes een wat vage formulering. Door ze op deze manier te verwoorden vertaal je ze als het ware in praktisch uitvoerbare acties.
Maak jij ook altijd een to do-lijst?
Afbeelding to do-lijst afkomstig van Shutterstock.
Geen reacties