Ken je dat? Heb je je mailbox netjes op orde en binnen een mum van tijd zit hij toch weer vol met rommel. Je hebt het druk en dus even geen tijd om dat weg te werken en zo blijft de lijst van mailtjes maar groeien. Ik ben (helaas) ervaringsdeskundige en merk dat die onoverzichtelijke berg mailtjes me niet alleen veel tijd kost maar ook zorgt voor chaos in mijn hoofd. Hoog tijd om daar eens verandering in te brengen dus! Ik ruimde onlangs mijn mailbox op en geef je 5 tips die mij hierbij heel erg hebben geholpen.
Mailbox opruimen – mijn 5 tips:
1 Neem de tijd
Mijn aanpak was altijd om ‘even mijn mailbox op te ruimen’. Nou, ik kan je vertellen dat je dat woordje ‘even’ wel weg kunt laten als je meer dan 300 mailtjes in je inbox hebt zitten. En dus kwam ik vaak niet verder dan enkele tientallen mailtjes doorspitten, waarna het weer bleef liggen.
Het is daarom verstandig om je hele inbox in een keer op te ruimen. En ja, dat kost tijd, maar neem die tijd er gewoon voor. Geef jezelf bijvoorbeeld een uur om je even volledig op het opruimen te focussen.
2 Sorteer op afzender
Een echte eye-opener was de sorteer-functie van mijn mailprogramma. Ik gebruik trouwens de standaard mailfunctionaliteit op mijn Macbook, maar volgens mij heeft zo’n beetje elk e-mailprogramma deze mogelijkheid.
Vaak heb je zonder het te weten veel mailtjes van dezelfde afzender in je inbox zitten. Bijvoorbeeld omdat je lid bent van een nieuwsbrief of een ander soort mailing die met een bepaalde regelmaat wordt verzonden. Door je inbox te sorteren op afzender heb je deze mail allemaal bij elkaar staan en kun je ze gemakkelijk in één keer verwijderen.
3 Archiveer belangrijke mailtjes waar je niets meer mee hoeft te doen
Je kent dat wel. Van die mail waar je geen actie meer op hoeft te ondernemen, maar die je ook niet zomaar weg kunt of wilt gooien. Deze kun je het beste archiveren. Dit doe je door binnen je postbus mappen aan te maken. Geef de mappen een logische naam zodat je de mail later gemakkelijk terug kunt vinden. Ik heb bijvoorbeeld mappen aangemaakt voor het gastouderbureau, de basisschool van Lise, mijn blog, mijn studie, etc.
Je kunt er ook voor kiezen zogenaamde ‘regels’ aan te maken voor bekende afzenders. Die zorgen ervoor dat als je een nieuwe mail krijgt van deze afzender, de mail niet in je inbox komt maar direct in de map die jij toegewezen hebt. Ik maak hier zelf geen gebruik van, maar kan me voorstellen dat het handig is. Zeker als je veel mail ontvangt van eenzelfde afzender die je (in elk geval tijdelijk) moet bewaren.
4 Pak mails die je snel kunt oppakken aan
Een grote valkuil bij het opruimen van je mailbox is denken even tijd te nemen voor die paar mailtjes waar je actie op moet ondernemen. Zonder dat je het doorhebt kosten ze meer tijd dan je dacht en ben je alweer een half uur bezig met het beantwoorden van mails waardoor je focus niet meer ligt op het opruimen. Wees daarom streng en selecteer alleen die mailtjes die echt weinig tijd kosten om op te pakken en laat de rest even voor wat het is. Markeer ze eventueel als ‘belangrijk’ zodat je na het opruimen die mails als eerste kunt beantwoorden.
5 Meld je af voor mail die je niet meer wilt ontvangen
Dit is misschien wel de belangrijkste tip: zorg dat de berg mailtjes niet onnodig groot wordt en meld je af voor nieuwsbrieven die je toch niet leest. Ik heb een tijdje geleden al eens zo’n afmeldactie gedaan en merk echt dat ik stukken minder mail binnen krijg. Krijg je een nieuwsbrief binnen, stel jezelf dan de volgende twee vragen: “Wil ik het graag lezen?” en “Gebruik ik het?”. Kun je een of beide vragen met ‘nee’ beantwoorden, meld je dan direct af. Meestal vind je onderaan de nieuwsbrief een link waarmee je je van de mailinglist kunt laten uitschrijven.
Zeg eens eerlijk, hoe ziet jouw mailbox er op dit moment uit? En heb jij nog tips die ik aan het lijstje kan toevoegen?
Afbeelding you’ve got mail afkomstig van Shutterstock.
Geen reacties