GELDZAKEN

5 handige tips voor een overzichtelijke administratie *

8 december 2023

Rekeningen, belangrijke documenten, bonnetjes van grote aankopen, brieven van de Belastingdienst… Niet alleen ondernemers hebben een administratie bij te houden, eigenlijk moet iedereen dat doen. En misschien herken je ook wel dat als je het niet goed bijhoudt het een grote ongeorganiseerde bende wordt. Ik kan er helaas over meepraten, want ook ik heb weer een stapel op mijn bureau liggen die hoognodig moet worden weggewerkt. Wil jij wat meer orde brengen in je administratie of ben je er zelfs nooit aan toe gekomen om alles netjes te ordenen, dan is deze blog voor jou. Ik geef je namelijk vijf handige tips waarmee je jouw administratie overzichtelijk maakt en houdt.

1. Ruim op en beslis wat je moet bewaren

Of je nooit je administratie op orde hebt gehad of het alleen de laatste tijd een beetje hebt laten versloffen: ruim de boel op. Laat daarbij alles door je handen gaan en bepaal of je het moet bewaren of dat het weg kan. Het is verstandig eens per jaar een grondige opruimsessie te houden. Doe dit bijvoorbeeld in maart, want dan ben je toch al extra met je administratie bezig voor de jaarlijkse belastingaangifte.

Gelukkig hoef je niet alles eindeloos te bewaren. Gooi tijdens je opruimsessie weg wat je niet meer nodig hebt, bijvoorbeeld: verzekeringspolissen die zijn verlopen, salaris- en uitkeringsstrookjes die ouder zijn dan 2 jaar, jaarafrekeningen van energiebedrijven die ouder zijn dan 3 jaar en na 5 jaar kunnen ook belastingaangiften, definitieve aanslagen over toeslagen, pensioenoverzichten, jaaroverzichten van werk en uitkeringen de prullenbak in (bron: Nibud).

2. Kies voor digitaal of papier (of een combinatie)

Vroeger kreeg je alles per post binnen, tegenwoordig ontvang je een deel op papier en een ander deel digitaal. Soms kun je ook kiezen. Bedenk dan wat het beste bij jou past: je administratie digitaal bewaren op je computer of op papier. Een duidelijk systeem zorgt ervoor dat je overzicht houdt. Een papieren administratie bewaar je het best in een ringband met tabbladen. Neem gerust meerdere mappen zodat je een duidelijk onderscheid kunt maken tussen bijvoorbeeld belastingpapieren, rekeningen en verzekeringsdocumenten. Voor andere belangrijke papieren zoals diploma’s en certificaten zijn er speciale rapportmappen verkrijgbaar. Zo houd je alles netjes bij elkaar en raak je niets kwijt.

3. Maak mappen (digitaal) of gebruik tabbladen (papier)

Een heldere administratie valt of staat bij een duidelijke structuur. Kies je voor een papieren administratie, dan kun je met behulp van tabbladen structuur aanbrengen per map. Zo kun je de map ‘belasting’ nog onderverdelen in voorlopige aanslagen, documenten die te maken hebben met toeslagen en inkomstenbelasting. Komt er een nieuw document binnen dan zie je snel achter welk tabblad je dit moet opbergen.

Voor een digitale administratie werkt het op een soortgelijke manier. Alleen maak je nu hoofdmappen (dat zijn als het ware de ringbanden) en met submapjes breng je structuur aan binnen een map. Kies je voor een volledig digitale administratie, maar komt er soms toch nog een brief per post binnen? Scan deze dan in of maak er een foto van en plaats hem in de juiste map op je computer.

4. Zorg dat je alles veilig bewaart

Je kunt nog zo’n opgeruimde administratie hebben, als je het kwijtraakt ben je nog veel verder van huis. Zorg er dus voor dat je alles op een veilige manier bewaart. Vaak moet je op verschillende plekken inloggen met een e-mailadres of gebruikersnaam en wachtwoord. Bewaar deze gegevens op een veilige en vaste plek. Het veiligst is een online wachtwoordenkluis zoals Lastpass of Keeper. Je kunt deze wachtwoordenkluis ook veilige wachtwoorden laten maken en opslaan. Zorg er wel voor dat iemand bij je documenten kan voor het geval jou iets overkomt.

5. Hou het bij!

Heb je de basis op orde, dan is het natuurlijk belangrijk om het bij te houden. Open belangrijke e-mail en post dagelijks en kijk goed of je in actie moet komen: betalen, controleren, bewaren of weggooien. Heb je hier niet elke dag tijd voor, verplaats mail dan naar een mapje met nog te bekijken mail en leg post in een bakje. Zorg er wel voor dat je dit eens per week leegt! Het is sowieso fijn om een keer in de week op een vast moment je administratie bij te werken. Zet dit in je agenda tot je er helemaal aan gewend bent. Dit wekelijkse moment gebruik je om rekeningen te betalen, je bankrekening(en) te checken en documenten in de juiste mappen te plaatsen. Zorg dat je één keer in de maand een moment wat dieper ingaat op je administratie en bijvoorbeeld checkt of er grote uitgaven op de planning staan, hoe het staat met je banksaldo en spaardoelen en of je geen rekeningen over het hoofd hebt gezien. Eens per jaar plan je dan een sessie om je administratie grondig op te ruimen, maar als je het netjes wekelijks bijhoudt zal dit niet veel werk zijn.

Zeg eens eerlijk, hoe ziet jouw administratie eruit en hoe vaak ben je ermee bezig?

*Disclaimer

Geen reacties

Laat een reactie achter

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.